Länk till startsidan för Fagersta

Fagersta.se

Öppna mobilmenyn

Granskning av ekonomistyrning inom socialnämndens område

Följande är en digitaliserad version av revisionsrapporten Granskning av ekonomistyrning inom socialnämndens område.

Fagersta kommun
December 2020

Rapportförfattare:
Carl-Magnus Stenehav, Certifierad kommunal revisor
Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor

Sammanfattning

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Fagersta kommun har PwC fått i uppdrag att genomföra en granskning av socialnämndens ekonomistyrning med anledning av nämndens ekonomiska underskott.

Syftet med granskningen är att bedöma om socialnämnden har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning, uppföljning och kostnadskontroll och om nämnden vidtagit erforderliga åtgärder för att nå en budget i balans. Granskningen syftar även till att bedöma om den interna kontrollen inom granskningsområdena är tillräcklig.

Utifrån genomförd granskning är vår samlade bedömning att socialnämnden inte helt har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning, uppföljning och kostnadskontroll. Vi bedömer även att socialnämnden inte har vidtagit erforderliga åtgärder för att nå en budget i balans.

Vi bedömer att den interna kontrollen inom granskningsområdena inte är tillräcklig.

Revisionsfråga 1: Finns det tydliga regler och riktlinjer för socialnämndens mål- och budgetprocess?

Revisionsfrågan bedöms delvis uppfylld.

Revisionsfråga 2: Finns det regler och riktlinjer för socialnämndens ekonomistyrning?

Revisionsfrågan bedöms delvis uppfylld.

Revisionsfråga 3: Är fördelningen av ansvar och befogenheter i socialnämndens verksamhet tydlig?

Revisionsfrågan bedöms delvis uppfylld.

Revisionsfråga 4: Finns ändamålsenliga fördelningsprinciper?

Revisionsfrågan bedöms delvis uppfylld.

Revisionsfråga 5: Har socialnämnden en god prognossäkerhet?

Revisionsfrågan bedöms uppfylld.

Revisionsfråga 6: Säkerställer socialnämnden en löpande kunskap om ekonomiskt läge?

Revisionsfrågan bedöms uppfylld.

Revisionsfråga 7: Vidtar socialnämnden åtgärder för att åstadkomma en ekonomi i balans? Vilka analyser föregår beslutade åtgärder? Vilka analyser görs av effekterna av vidtagna åtgärder?

Revisionsfrågan bedöms ej uppfylld.

Revisionsfråga 8: Vidtar kommunstyrelsen åtgärder utifrån sin uppsiktsplikt vid befarat ekonomiskt underskott?

Revisionsfrågan bedöms ej uppfylld.

Rekommendationer

Vi rekommenderar socialnämnden och kommunstyrelsen att vidta följande åtgärder:

  • Socialnämnden behöver vidta strategiska åtgärder för att uppnå kommunfullmäktiges ekonomisk mål och därigenom en ekonomi i balans. Socialnämnden bör tillse att det upprättas tydliga handlingsplaner med dokumenterade konsekvensbeskrivningar och fattar beslut om strategiska åtgärder för att få nämndens ekonomi i balans, samt tillse att återrapportering sker till nämnden med löpande intervall. Socialnämnden måste tillse att beslutade besparingsförslag får effekt i verksamheten och följa upp åtgärdsplanerna. I de fall besparingsåtgärder inte är möjliga bör medel äskas hos kommunfullmäktige.
  • Socialnämnden bör bjuda in verksamheten för att säkerställa att verksamheten aktivt arbetar med att realisera beslutade åtgärder.
  • Socialnämnden bör upprätta sin delegationsordning i ett dokument för att ha den på ett samlat och enhetligt sätt samt revidera det årligen för den säkerställa att alla delar i den aktuella och ändamålsenliga. Socialnämnden bör fatta beslut om fördelningsprinciper avseende nämndens budget. Nämnden bör även besluta om budget per enhet och inte bara per verksamhetsområde.
  • Socialnämnden bör upprätta ekonomistyrningsprinciper utifrån fullmäktiges principer anpassade för socialnämndens verksamhet.
  • Kommunstyrelsen bör införa månadsvisa ekonomiska uppföljningar för samtliga nämnder som prognosticerar underskott. Vid avvikelser bör kommunikation ske med berörd nämnd och krav på åtgärder ställas. Alla information och gjorda ställningstaganden bör dokumenteras, så det finns en spårbarhet i styrelsens agerande.
  • Kommunstyrelsen bör även säkerställa att hela kommunstyrelsen får samma information då hela styrelsen ska ha uppsikt.
  • Kommunstyrelsens uppsiktsplikt bör tydliggöras kring vad som inryms under denna samt på vilket sätt uppsiktsplikten ska bedrivas.
  • Kommunstyrelsen bör regelbundet bjuda in representanter från socialnämnden för att säkerställa att åtgärdsarbetet sker enligt plan.
  • Kommunstyrelsen bör utreda om socialnämndens budget för framförallt gällande placeringar, men även försörjningsstöd är tillräcklig. Detta med tanke på tidigare underskott och prognosticerade underskott.

1. Inledning

1.1. Bakgrund


En fungerande ekonomistyrning är en viktig del av den samlade styrningen och ledningen av kommunen. Återkommande ekonomiska underskott riskerar medföra att kommunen inte klarar av att bedriva en verksamhet med god ekonomisk hushållning.

Socialnämnden ansvarar enligt kommunallagen kap 6 § 6 för att verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt. Kommunstyrelsen ansvarar enligt samma lag kap 11 § 8 för att ett förslag till budget upprättas. Det är kommunstyrelsen som ska tydliggöra när de olika nämnderna ska inlämna underlag med mera till kommunstyrelsen. KS ska enligt samma lag ha uppsikt över nämndens verksamhet.

Socialnämnden har under flera år inte bedrivit sin verksamhet inom tilldelad driftbudgetram. Underskottet för 2019 uppgår till -15,3 mnkr där individ- och familjeomsorgen redovisar ett underskott om -6,4 mnkr och vård- och omsorg redovisar ett underskott om -14,1 mnkr. Nämnden har redovisat underskott de tre senaste åren.

Kommunens revisorer har med hänsyn till risk och väsentlighet bedömt det som angeläget att göra en granskning socialnämndens ekonomistyrning.

1.2. Syfte och revisionsfrågor

Syftet med granskningen är att bedöma om socialnämnden har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning, uppföljning och kostnadskontroll och om nämnden vidtagit erforderliga åtgärder för att nå en budget i balans. Granskningen syftar även till att bedöma om den interna kontrollen inom granskningsområdena är tillräcklig.

Syftet besvaras genom följande revisionsfrågor:

  1. Finns det tydliga regler och riktlinjer för socialnämndens mål- och budgetprocess?
  2. Finns det regler och riktlinjer för socialnämndens ekonomistyrning?
  3. Är fördelningen av ansvar och befogenheter i socialnämndens verksamhet tydlig?
  4. Finns ändamålsenliga fördelningsprinciper?
  5. Har socialnämnden en god prognossäkerhet?
  6. Säkerställer socialnämnden en löpande kunskap om ekonomiskt läge?
  7. Vidtar socialnämnden åtgärder för att åstadkomma en ekonomi i balans? Vilka analyser föregår beslutade åtgärder? Vilka analyser görs av effekterna av vidtagna åtgärder?
  8. Vidtar kommunstyrelsen åtgärder utifrån sin uppsiktsplikt vid befarat ekonomiskt underskott?

Revisionsfråga 1-4 utgör grund för bedömning av ändamålsenlighet. Revisionsfråga 5-8 utgör grund för bedömning av intern kontroll.

1.3. Revisionskriterier

  • Kommunallag 6:6, 11:8 samt 6:1
  • Kommmuninterna styrdokument/särskilda fullmäktigebeslut som rör granskningsområdet

1.4. Avgränsning

Granskningen avser socialnämnden och avser i huvudsak innevarande år. Till viss mån omfattas även tidigare år.

1.1. Metod

Granskningen genomförs genom intervjuer och dokumentgranskning.

Intervjuer har skett med socialförvaltningens tidigare förvaltningschef, tf förvaltningschef, ekonom, ordförande i socialnämnden samt med kommundirektör. Kommunstyrelsens ordförande har i granskningen skriftligt svarat på hur kommunstyrelsens har bedrivit sin uppsiktsplikt gentemot socialnämnden.

Dokumentgranskning har skett av riktlinjer, regler och rutiner inom området, dokumenterad ansvarsfördelning, socialnämndens delegationsordning, ekonomiska underlag, prognoser och uppföljningar, protokoll och underliggande handlingar. Uppföljning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt har skett genom protokollsgenomgång.

Granskningen har sakavstämts med berörda personer.

2. Iakttagelser och
bedömningar

2.1. Regler och riktlinjer

1. Finns det tydliga regler och riktlinjer för socialnämndens mål- och budgetprocess?
2. Finns det regler och riktlinjer för socialnämndens ekonomistyrning?


2.1.1. Iakttagelser

Kommunfullmäktige har antagit dokumentet Ekonomistyrningsprinciper Fagersta kommun 2019-03-25 § 28, vilka var gällande när budgeten för år 2020 antogs. Kommunfullmäktige har därefter beslutat om en revidering av dokumentet 2020-05-25 § 63. Revideringen bestod av att budgetuppföljning ska ske tre gånger per år istället för som tidigare sex gånger per år. Detta för att frigöra tid för utveckling, problemlösning och analys. Delårsrapport görs som tidigare per sista augusti. Det anges i protokollet att det medför att rapport kommer att sammanställs en gång varje kvartal. Det anges även att om behov föreligger kommer tätare rapportering att ske till verksamhet/utskott.

Av dokumentet framgår att kommunfullmäktige har det yttersta ansvaret för kommunens ekonomiska planering och uppföljning och fastställer principer för ekonomistyrning. Kommunfullmäktige beslutar bland annat om budget med flerårsplan, delårsrapport och årsredovisning. Kommunstyrelsen skall stödja och ha uppsikt över nämndernas verksamhet samt leda och samordna planering och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamhet. Nämnderna ansvarar för att verksamheten, inom de tilldelade ekonomiska ramarna, bedrivs enligt de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har fastställt. Det framgår att förvaltningschefen ansvarar för den fortlöpande uppföljningen av mål, ekonomi och verksamhet. Då ett budgetöverskridande befaras ansvarar förvaltningschefen för att omgående ta initiativ till åtgärder för att förhindra överskridandet.

Under avsnittet uppföljning i ekonomistyrningsprinciperna anges att respektive nämnd/styrelse ska lämna ekonomi- och verksamhetsuppföljning till kommunstyrelsen. Uppföljningsrapporten ska innehålla en helårsprognos för drift och investeringar. Helårsprognosen ska visa prognos på helårsutfall inklusive beräknade effekter av eventuella budgethållningsåtgärder. Avvikelser mot budget ska kommenteras. Om prognosen visar på en negativ budgetavvikelse för helåret ska en åtgärdsplan tas fram. Åtgärdsplanen ska lämnas senast vid följande uppföljningstillfälle. Uppföljningsrapporten ska även innehålla en redovisning av nyckeltal.

Vidare anges att tidplaner och anvisningar, inklusive vilka nyckeltal som ska redovisas, fastställs inför budgetåret. Utifrån nämndernas rapporter ska en kommungemensam budgetuppföljning med helårsprognos upprättas per den sista mars, maj, och oktober. Delårsbokslut och delårsrapport ska upprättas per den sista augusti. Nämnderna ska vid årets slut upprätta ekonomisk sammanställning och lämna en verksamhetsberättelse.

Enligt de intervjuade finns det en process för socialnämndens mål- och budgetprocess där nämnden bland annat ska besluta om effektmål. Vi har i vår granskning inte erhållit något dokument som beskriver de regler och riktlinjer som finns för socialnämndens mål- och budgetprocess. Likaså gäller regler och riktlinjer för socialnämndens ekonomistyrning. I kommunfullmäktiges ekonomistyrningsprinciper finns ett avsnitt kring budget och verksamhetsplan. Där anges bland annat att ekonomiförvaltningen redovisar planeringsförutsättningar för budget- och planperioden på boksluts- och budgetberedningen i mars året före budgetåret. Nämnderna redovisar på boksluts- och budgetberedningen en sammanfattning av årsredovisning och bokslut, nuläget samt en beskrivning av utmaningar och behov under den kommande budget- och planperioden. Ekonomiadministrationen utfärdar närmare anvisningar. Det anges även att nämnderna i maj ska återkomma till budgetberedningen med ett budgetförslag som ryms inom föreslagen budget. Trots att avsnittet heter Budget och verksamhetsplan finns det inga direktiv kring verksamhetsplaner. Enligt intervjusvar har det inte upprättats någon verksamhetsplan för socialnämnden. Vi har i protokoll ( SN 2019-05-20 § 91) sett att socialnämnden beslutat om effektmål för år 2020, bl.a.:

  • Att placeringskostnaderna för HVB barn och unga inte ska öka jämfört med år 2018. Kostnaden år 2018 var 8 554 000 kr.
  • Minska den totala sjukfrånvaron, för kvinnor och män, jämfört med år 2019.
  • Antalet tillsvidareanställda undersköterskor ska vara 80 % inom äldreomsorgen. År 2018 var antalet 57 procent.

I kommunfullmäktiges ekonomistyrningsprinciper finns även ett avsnitt kring God ekonomisk hushållning. Det framgår inte av ekonomistyrningsprinciperna att nämnderna ska upprätta egna principer eller beskrivning över sin mål- och budgetprocess. Utifrån intervjuer med förvaltningsledningen anges att socialnämnden förhåller sig till kommunfullmäktiges mål- och budgetprocess samt till kommunfullmäktiges ekonomistyrningsprinciper.

2.1.2. Bedömning

Vi bedömer revisionsfråga 1. Finns det tydliga regler och riktlinjer för socialnämndens mål- och budgetprocess? som delvis uppfylld.

Vi bedömer revisionsfråga 2. Finns det regler och riktlinjer för socialnämndens ekonomistyrning? som delvis uppfylld.

Vi grundar vår bedömning på att det saknas regler och riktlinjer specifikt för socialnämndens mål- och budgetprocess. Vi har samtidigt i granskningen inte kunnat finna krav på nämnderna särskilt ska upprättat regler och riktlinjer. Avsaknad av regler och riktlinjer kan enligt vår mening bidra till att processen inte hanteras på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. I granskningen har vi även noterat att socialnämnden inte fastställt någon verksamhetsplan.

Vi grundar även vår bedömning på att det finns ekonomistyrningsprinciper för kommunen som helhet antagna av kommunfullmäktige, men det saknas dokumenterade regler och riktlinjer specifikt för socialnämnden. Kommunfullmäktiges principer ställer dock inte krav på att nämnderna ska upprätta nämndspecifika principer och det finns heller inte lagkrav på att nämnden ska upprätta ekonomistyrningsprinciper. Enligt vår bedömning borde dock socialnämnden antagit sådana, särskilt med tanke på det ekonomiska läget, att socialnämnden hanterar en stor budget och den här typen av regler och riktlinjer kan bidra till en god ekonomistyrning.

2.2 Fördelningsprinciper och ansvarsfördelning

3. Är fördelningen av ansvar och befogenheter i socialnämndens verksamhet tydlig?4. Finns ändamålsenliga fördelningsprinciper?

2.2.1. Iakttagelser

Ansvar och befogenheter
Reglementet

Av reglementet för socialnämnden, som antogs 1997-03-25 § 29 och senast reviderades 2016-09-26 § 146, framgår av avsnittet Verksamhetsbeskrivning att socialnämnden fullgör kommunen uppgifter inom avdelningarna för individ- och familjeomsorg, vård och omsorg samt social hållbarhet. Nämnden utövar också ledning av den kommunala hälso- och sjukvården och stöd och service till vissa funktionshindrade samt fullgör kommunens uppgifter enligt alkohollagen. Nämnden ansvarar vidare för kommunens konsumentverksamhet, invandrar- och flyktingverksamhet samt kommunens uppgifter enligt lag om riksfärdtjänst (1997:735) och lag om färdtjänst (1997:736). Nämnden är arbetslöshetsnämnd och ansvarar även för verksamheten inom kommunens arbetsmarknadsenhet. Socialnämnden fullgör kommunens uppgifter enligt lag om bostadsanpassningsbidrag m.m. (1992:1574). Socialnämnden är registeransvarig för de personregister som nämnden för sin verksamhet förfogar över. Socialnämnden ansvarar för att fullgöra de övriga förvaltnings- och verkställighetsuppdrag som av kommunfullmäktige anförtros nämnden.

Vidare anges under avsnittet Uppföljning, ansvar och rapporteringsskyldighet att socialnämnden skall se till att verksamheten bedrives i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i reglementet. Nämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet. Nämnden ska två gånger per år redovisa till fullmäktige hur den har fullgjort de uppdrag som fullmäktige har lämnat i reglemente och genom finansbemyndigande. Nämnden ska vid redovisningen även redogöra för hur uppdrag som delegerats till den har fullgjorts. Redovisning ska ske enligt riktlinjer som fastställs av fullmäktige. Redovisningen lämnas till kommunstyrelsen som samordnar de olika nämndernas redovisningar. Nämnden ska även fullgöra den rapporteringsskyldighet som ålagts den enligt speciallag.

Delegationsordningen

Enligt de intervjuade pågår det ett arbete i kommunen med att se över delegationsordningarna så att de upprättas på ett enhetligt sätt. Socialnämndens delegationsordning har setts över de senaste åren. Tidigare låg en stor del av delegationen på socialchefen. Numera har fler ansvarsområden delegerats till enhetscheferna. De intervjuade uppger bl.a. att respektive enhetschef ansvarar för sin budget.

Det finns fyra olika dokument som behandlar socialnämndens delegationsordning. Dokumentet benämnt Delegationsordning innefattar socialnämndens verksamhet och är beslutad SN 2011-06-08 § 90 och har senast reviderats SN 2020-10-19 § 115. Övriga dokument berör områdena Allmänna ärenden, Personal respektive Ekonomi och har beslutats av nämnden*. Av delegationsordningen avseende Ekonomi går att utläsa att fördelning av socialnämndens totala budget är delegerad till ekonom i samråd med socialchefen och med beslutsattest av socialchefen. Vidare har fördelning av avdelningens budget delegerats till ekonom i samråd med avdelningschef och fördelning av enheternas budget har delegerats till ekonom i samråd med verksamhetschef/enhetschef. För båda dessa två delegeringar har socialchefen beslutsattesträtt. I granskningen har vi efterfrågat om inte socialnämnden fattar beslut om fördelning av nämndens budget. Enligt svar tar controllern tillsammans med cheferna fram ett förslag till fördelning av budgeten som nämnden i sin tur fattar beslut om. Enligt protokoll SN 2019-06-17 § 106 Budget år 2020, plan år 2021-2022 fattar nämnden beslut om en nettobudget per verksamhetsområde Nämnd och administration, IFO, Vård och omsorg och Social hållbarhet. Något beslut om en mer fördjupad fördelning per verksamhetsområde sker inte.

*Delegationsordningarna avseende Allmänna ärenden och Personal har beslutats SN 2017-04-18 § 73 och delegationsordningen avseende Ekonomi har beslutats SN 2018-06-18 § 73.

Av delegationsordningen avseende Ekonomi går även att utläsa att t.ex. inköpsrätt har delegerats till bl.a. avdelningschef och enhetschef kopplat till vissa beloppsgränser. De intervjuade upplever socialnämndens delegationsordning som tydlig. Enligt intervjusvar återrapporteras delegationsärenden till nämnden via underlag i pärm och behandlas under ärendet delegationsbeslut och anmälningsärenden på nämndens sammanträde. När alla nämndsledamöterna tagit del av uppgifterna i pärmen sker ett beslut. Även ordförandebeslut anmäls vid varje sammanträde. Enligt ordförande i nämnden råder det viss osäkerhet kring om samtliga delegationsbeslut redovisas till nämnden, men upplevelsen är att de största och viktigaste delegationsbesluten återrapporteras.

I övrigt anser de intervjuade att fördelningen av ansvar och befogenheter mellan nämnden och förvaltningen är tydligt samt att det är tydligt vad som är tjänstemannabeslut respektive politikerbeslut. Förvaltningen anser att de har en god dialog med nämnden. Socialchefen har löpande möten med nämndens arbetsutskott, vilket består av tre personer.


Fördelningsprinciper

Det finns ett dokument avseende internbudget innehållande schabloner och resursfördelning inom Vård och Omsorg. Vi har efterfrågat om socialnämnden fattat beslut om dokumentet, men utifrån de underlag vi erhållit i granskningen kan vi inte se att så har skett. Av dokumentet framgår bl.a. schabloner kopplat till olika konton som t.ex. möbler, engångsartiklar/förbrukningsmaterial, apoteksvaror och övriga läkemedel och arbetskläder m.m. För övriga verksamheter finns inte något motsvarande dokument, där baseras t.ex. budget för ett LSS-boende på antal platser och antal årsarbetare. Vi har därmed inte kunnat få ett tydligt dokument som beskriver hur nämnden fördelar budgeten. Socialnämndens budget för år 2020 uppgår till 335,8 mnkr varav 18,3 mnkr tilldelats för placeringar och 7,5 mnkr för försörjningsstöd utifrån kommunfullmäktiges beslut (KF 2019-11-18 §126).

2.2.2. Bedömning

Vi bedömer revisionsfråga 3. Är fördelningen av ansvar och befogenheter i socialnämndens verksamhet tydlig? som delvis uppfylld.

Vi bedömer revisionsfråga 4. Finns ändamålsenliga fördelningsprinciper? som delvis uppfylld.

Vi grundar vår bedömning på att socialnämndens ansvarsområden och befogenheter anges i reglementet för socialnämnden. Där finns även ett särskilt avsnitt kring uppföljning, ansvar och rapporteringsskyldighet. Det finns även en delegationsordning som reglerar vilka områden som nämnden delegerat till förvaltningen, även om det är en brist att delegationsordningen inte är samlad i ett enhetligt dokument och att alla delar i den inte revideras årligen. Med nuvarande lydelse i delegationsordningen kring fördelning av budget kan det tolkas som att fördelning av budgeten helt är delegerad till socialchefen. Vi bedömer det som olämpligt med nuvarande formulering då nämnden bör fatta beslut om fördelning av budgeten.

Vi grundar även vår bedömning på att det till viss del finns fördelningsprinciper, då det upprättats fördelningsprinciper för Vård och omsorg, men att det saknas för övriga verksamhetsområden. Vi bedömer att det är en brist att socialnämnden inte fattat beslut om fördelningsprinciperna för Vård och omsorg. Likaså är det en brist att nämnden inte beslutat om fördelningsprinciper för nämndens övriga verksamhetsområden. Med tanke på socialnämndens ekonomiska situation är det särskilt angeläget att ändamålsenliga fördelningsprinciper upprättas och beslutas. Vidare har inte någon verksamhetsplan upprättats.

2.3. Prognossäkerhet och löpande redovisningar

5. Har socialnämnden en god prognossäkerhet?
6. Säkerställer socialnämnden en löpande kunskap om ekonomiskt läge?

2.3.1. Iakttagelser

Prognoser

Nedan redovisas socialnämndens prognoser för år 2019 samt helårsutfallet för år 2019. Redovisningen sker dels för hela nämndens verksamhet dels utifrån de olika verksamheterna. Utifrån nämndens lämnade prognoser under året, kan en negativ utveckling gällande nämndens ekonomiska situation ses. Från att nämnden inledningsvis under året prognostiserat ett negativt resultat på -4,0 mnkr till att slutat på ett underskott på -15,3 mnkr inkl. tilläggsanslag med 4 mnkr. Framförallt är det verksamheterna Äldreomsorg och sjukvård som redovisar en negativ utveckling under året.

Diagram över prognostiserade budgetavvikelser för år 2019

Nedan redovisas nämndens helårsutfall för år 2019 samt prognoser för år 2020. Redovisningen sker precis som ovan dels för hela nämndens verksamhet dels utifrån de olika verksamheterna. Att Social hållbarhet inte finns med i nedanstående diagrammet beror på omorganisation under året. Utifrån nämndens lämnade prognoser under året, kan en fortsatt negativ utveckling gällande nämndens ekonomiska situation ses. Nämndens helårsprognos per sista augusti 2020 har förbättrats med drygt 2 mnkr jämfört med den första helårsprognosen per sista mars, men det är fortfarande ett betydande prognosticerat underskott med nästan -18 mnkr. Det är fortsatt verksamheterna Äldreomsorg och sjukvård, IFO och LSS/Psykiatri som prognosticerar underskott.

Diagram över helårsutfall år 2019 och prognos för år 2020.

Löpande kunskap om ekonomiskt läge

Som framgår nedan har nämnden fått ekonomisk återrapportering avseende ekonomiska prognoser för helåret för mars, maj, och augusti månads utgång 2020. Uppföljningsrutinerna enligt kommunens ekonomistyrningsprinciper efterföljs därmed så långt avseende att rapport ska sammanställas varje kvartal. Som framgår av avsnitt 2.1. ska tätare rapportering ske till verksamhet/utskott om behov föreligger. Samtidigt uppger intervjupersonerna att om tätare rapportering ska ske så finns det inte tid till analys och utvecklingsarbete.

Av socialnämndens protokoll för år 2020 går det att utläsa att nämnden informeras om det ekonomiska läget vid ett antal tillfällen. Nedan listas de ärenden som socialnämnden tagit beslut om under år 2020 som avser ekonomisk information/uppföljning.

Sammanträde

Ekonomisk information och beslut

2020-02-17

Ärende

§ 26 Bokslut år 2019. Socialnämndens resultat för år 2019 visar ett underskott på 15,3 mnkr i förhållande till budgetramen. Att ställa om från en deltidsorganisation till heltidsorganisation ökade kostnaderna mycket mer än förväntat. Kostnaden för köp av externa vårdplatser uppgick till 32,6 mnkr vilket är 14,4 mnkr mer än tilldelad ram. Ökad utbetalning av försörjningsstöd, samt uteblivna statliga stimulansmedel bidrar också. Socialnämndens egen ram och den gemensamma administrationen visar i resultatet ett överskott på 3,9 miljoner kronor av den reserv som finns för oförutsett och utjämning av verksamhetens kostnader. Individ- och familjeomsorg redovisar på totalen ett underskott på 6,4 miljoner kronor. Vård- och omsorg redovisar på totalen ett underskott på 14,1 miljoner kronor. Social hållbarhets verksamhet resultat blev plus 1,3 miljoner kronor.

Beslut

Socialnämnden beslutar att godkänna bokslut år 20 19 inkl. verksamhetsberättelse och måluppfyllelse.

2020-04-20

Ärende

§ 50 Budgetuppföljning och prognos per mars 2020. Redogörelse för budgetuppföljning per mars 2020 och prognos över förväntat ekonomiskt utfall för 2020 lämnas. Prognosen visar att verksamhetens nettokostnad inte kommer att hålla sig inom budgetramen för 2020. Socialnämndens prognos för 2020 visar ett överskridande på 20 mnkr i förhållande till den angivna budgetramen. Socialnämndens egen ram visar ett överskott på 3,4 mnkr i prognosen av den reserv som finns för oförutsett och utjämning av verksamhetens kostnader. Inom individ- och familjeomsorgen är prognosen sammantaget ett underskott på 10,5 mnkr. Äldreomsorg och sjukvård visar ett underskott på 9,4 mnkr. LSS/psykiatri prognosticeras överskrida budget med 4,6 mnkr. Kostnaden för externa vårdplaceringar och försörjningsstöd ej utrikesfödda överstiger budget med 22, 9 mnkr.

Beslut

Socialnämnden beslutar att budgetuppföljning och prognos noteras och läggs med godkännande till handlingarna.

2020-06-15

Ärende

§ 66 Budgetuppföljning och prognos per maj 2020. Socialnämndens prognos för 2020 visar ett överskridande på 20 mnkr i förhållande till den angivna budgetramen. Merkostnader på grund av covid-19 är för perioden januari-maj 5 mnkr och bedömning på helårsbasis är 10,5 mnkr. För merkostnaderna räknas med kompensation i form av statligt stöd. Prognosen följer Folkhälsomyndighetens bedömning som är att under sommaren kommer smittspridningen att minska för att sedan komma åter till hösten men i mindre omfattning än under våren. Merkostnaderna avser ökad sjukfrånvaro, övertid, skyddsmaterial med mera. På grund av covid-19 har också vissa kostnader minskat. En del verksamheter är stängda, en del vakanta tjänster tillsätts inte i år. Färdtjänstresor och andra resor minskar med mera. Socialnämndens egen ram visar ett överskott på 3,6 mnkr i prognosen av den reserv som finns för oförutsett och utjämning av verksamhetens kostnader. Inom individ- och familjeomsorgen är prognosen sammantaget ett underskott på 11,1 mnkr. Äldreomsorg och sjukvård visar ett underskott på 9,8 mnkr. LSS/psykiatri prognosticeras överskrida budget med 3,5 mnkr. Kostnaden för externa vårdplaceringar och försörjningsstöd ej utrikesfödda överstiger budget med 22,1 mnkr.

Beslut

Socialnämnden beslutar att budgetuppföljning och prognos noteras och läggs med godkännande till handlingarna.

2020-06-15

Ärende

§ 67 Budget år 2021, plan år 2022-2023. Redovisning om att budgetarbete pågår inom förvaltningens ledningsgrupp. Översyn i syfte att inrymma verksamheterna inom preliminära budgetramar pågår. Förvaltningens budgetförslag för år 2021, plan år 2022-2023, socialnämndens behov utöver ram år 2021-2023 och personalbehovsanalys år 2021-2023 kommer att presenteras inför nämnden för ställningstagande vid sammanträdet den 12 augusti 2020.

Beslut

Socialnämnden godkänner informationen.

2020-06-15

Ärende

§ 73 Aktuellt inom socialförvaltningen. Kommunstyrelsen har beslutat, § 190, att socialnämnden får i uppdrag att inför kommunstyrelsens arbetsutskott den 13 augusti återkomma med svar på frågeställningar gällande socialnämndens prognostiserade underskott. Syftet är bland annat att få en tydligare bild av underskottets bakgrund och orsaker. Detta ärende kommer att behandlas vid socialnämndens sammanträde den 12 augusti 2020.

Beslut

Socialnämnden beslutar att informationen noteras och läggs till handlingarna.

2020-08-12

Ärende

§ 80 Uppdrag till socialnämnden. Kommunchef och kommunstyrelsens ordförande har inkommit med en gemensam skrivelse till kommunstyrelsen gällande socialnämndens budget. Kommunstyrelsen har beslutat 2020-06-02, § 190, att uppdra till socialnämnden att inför kommunstyrelsens arbetsutskott 2020-08-13 återkomma med svar på skrivelsens frågeställningar. Socialnämnden föreslås anta upprättat svar på uppdrag som sitt eget att överlämnas till kommunstyrelsens arbetsutskott.

Beslut

Socialnämnden beslutar att anta upprättat svar på uppdrag som sitt eget att överlämnas till kommunstyrelsens arbetsutskott. Socialnämnden beslutar även att paragrafen förklaras omedelbart justerad.

2020-08-12

Ärende

§ 81 Budget år 2021, plan år 2022-2023. Redogörelse kring förvaltningens budgetförslag för år 2021, plan år 2022-2023, socialnämndens behov utöver ram år 2021-2023 och personalbehovsanalys år 2021-2023. Se bilagda bilagor.

Socialnämnden har tilldelats preliminära budgetramar på 342 358 kronor för år 2021, plan för år 2022 med 347 013 kronor och plan för år 2023 med 348 263 kronor.

Beslut

Socialnämnden beslutar att anta förvaltningens budgetförslag som sitt eget att överlämnas till budgetberedningen för vidare behandling.

2020-09-21

 Ärende

§ 92 Delårsbokslut år 2020. Socialnämndens resultat för perioden januari till augusti 2020 visar ett underskott på 14,9 miljoner kronor. För helåret 2020 prognostiserar nämnden att nettokostnaden kommer att överstiga den angivna budgetramen med 17,8 miljoner kronor. Vilket beror på ökade kostnader för placeringar, ökad utbetalning av försörjningsstöd samt införande av heltid som norm. Socialnämndens egen ram och den gemensamma administrationen visar ett överskott på 4,5 miljoner kronor i prognosen av den reserv som finns för oförutsett och utjämning av verksamhetens kostnader. Individ- och familjeomsorgen redovisar på totalen ett underskott på 9,3 miljoner kronor. Vård- och omsorg redovisar på totalen ett underskott på 13 miljoner kronor. För år 2020 har förvaltningen 3,4 miljoner kronor i investeringsmedel. Förvaltningen har förbrukat 0,1 mnkr per den 31 augusti och prognosen för år 2020 är 2 miljoner kronor.

Beslut

Socialnämnden beslutar att anta delårsbokslutet för år 2020.

Av det svar som socialförvaltningen upprättat och som socialnämnden beslutat att anta och översända till kommunstyrelsens arbetsutskott med anledning av deras skrivelse (Kopplat till socialnämndens sammanträdesprotokoll 2020-08-12 § 80) framgår att nämnden redovisas regelbundet hur budget samt prognos ser ut. Det framgår även av svaret att underskottet i 2020 års prognos består i huvudsak av tre delar: ökade utbetalning av försörjningsstöd, ökade kostnader för placeringar samt ökat behov av bemanning inom äldreomsorgen. Behoven inom äldreomsorgen beskrivs ha ökat. Nya riktlinjer har tagits fram och beslutats av socialnämden för att få en mer träffsäker bedömning av behov samt förändrat arbetssätt (IBIC). Omställningen från en deltidsorganisation till en heltidsorganisation har inte genomförts fullt ut. Detta innebär kostnader som är relaterade till bland annnat schemaläggning och arbetsfördelning. Arbete pågår för att förändra organisationen till en heltidsorganisation. Ökade kostnader för placeringar påverkas bland annat av mindre bra lokaler och/eller boendets utformning. En utredning av ”ändamålsenliga” boenden pågår.

Av ovanstående svar går även att utläsa att budgetuppföljning sker månadsvis från andra kvartalet. Deltagande är ekonom, enhetschef samt avdelningschef.

Underlag

Av underlagen som redovisas för nämnden i samband med uppföljning/prognos så finns bl.a. prognos över förväntat ekonomiskt utfall för år 2020 där det framgår total nivå för socialnämnden, men även fördelning för de olika verksamheterna (För detaljerade uppgifter se stycket Prognoser ovan under avsnitt 3.2.1.). Av underlagen framgår även diagram över t.ex.

Kostnad externa vårdboenden ej utrikesfördda och Utbetalt ekonomiskt bistånd 2017-2019 med prognos 2020. Ett annat exempel är nedanstående tabell som är hämtad från socialnämndens uppföljning/prognos per sista maj 2020, vilket redovisats för nämnden i juni 2020 och för kommunstyrelsen i september 2020. Det är detaljerade siffor i tabellform för motsvarande diagram som beskrivs ovan.

Kostnad placeringar i externa vårdboenden ej utrikesfödda

Tkr

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

Antal

Barn och ungdomar

10 256

13 223

13 413

13 607

13 201

18 005

18 880

22 023

49

Vuxna

1 007

1 540

1 919

2 145

2 178

2 310

4 129

2 076

7

Psykiatri

1 762

2 270

2 493

5 001

4 322

3 791

5 390

5 035

7

LSS

4 724

2 541

1 127

1 357

2 533

3 146

4 158

5 254

3

Summa

17 750

19 574

18 952

22 110

22 234

27 252

32 557

34 388

66

Av tabellen går bl.a. att utläsa att när det gäller placeringskostnaderna är det främst kostnaderna för barn och ungdomar som ökar. År 2013 låg kostnaderna på drygt 10 mnkr jmfört med ca 22 mnkr år 2020. Det går även att utläsa att de tolta kostnaderna för placeringar i externa vårdboenden nästan fördubblats på sju år från 17,8 mnkr till 34,4 mnkr. Orsak till ökningen förklaras av de intervjuade att antalet placeringar totalt sett är detsamma, men senaste åren har fallen blivit svårare med bl.a missbruk. Över tid har det blivit allt fler och fler svårplacerade ungdomar som är utåtagerande och där kriminalitet och missbruk är inblandat. Detta innebär att familjehemmen inte tar emot missbrukande individer, vilket innebär dyrare lösningar i form av HVB-placeringar. HVB-placeringar kostar enligt uppgifter från förvaltningen ca 1,2 mnkr per år jämfört med familjehem som kostar en femtedel. Enligt intervjuerna pågår ett arbete med förebyggande insatser som nämnden tilldelats extra medel för. För år 2020 har kommunfullmäktige gett socialnämnden en specifik ram på 18,3 mnkr till placeringar och 7,5 mnkr för försörjningsstöd som utgör taket. Socialnämndens placeringskostnader för år 2019 uppgick till 32,5 mnkr och prognosen för år 2020 är drygt 34 mnkr. Socialnämndens kostnader för försörjningsstöd uppgick år 2019 till 10,5 mnkr och prognos per augusti månad 2020 visar på ett underskott på –6 mnkr. Enligt uppgift har utfallet under september och oktober varit lägre så prognosen per siste oktober kommer eventuellt att justeras positivt. Nämnden har inte äskat extra medel för kostander avseende att kostanderna för placeringar och försörjningsstöd ökat. Intervjupersonerna uppger att nämnden inte äskar extra medel av den anledningen utan äskar i så fall för förebyggande åtgärder som i sin tur kan leda till minskade placeringar.

Av intervjusvar framgår att den redovisning som sker av ekonomin till nämnden är tillräcklig. I vissa fall har nämnden efterfrågat ytterligare material, vilket i så fall har redovisats. Vi har i samband med granskning av protokoll inte kunnat se att nämnden haft synpunkter på att den ekonomiska redovisnigen eller rapporteringen varit bristfällig.

2.3.2. Bedömning

Vi bedömer revisionsfråga 5. Har socialnämnden en god prognossäkerhet? som uppfylld.

Vi bedömer revisionsfråga 6. Säkerställer socialnämnden en löpande kunskap om ekonomiskt läge? som uppfylld.

Vi grundar vår bedömning på att det vid 2019 års början prognosticerades ett underskott som sedan växte under året från -4 mnkr till -15,3 mnkr, främst beroende på verksamheterna Äldreomsorg och sjukvård. Sett till hela år 2019 är inte prognossäkerheten god, prognosen har justerats under året och mellan prognosen per sista oktober och utfallet för år 2019 är skillnaden 2 mnkr. För år 2020 var det redan vid årets början uppenbart att nämnden kommer gå med ett underskott jämfört med budgeten. Prognosen har hittills legat ganska jämnt med -20 mnkr för att vid senaste prognosen per siste augusti 2020 förbättras något till -17,8 mnkr.

Vi grundar även vår bedömning på att socialnämnden löpande fått information om ekonomiskt läge i enlighet med kommunfullmäktiges ekonomistyrningsprinciper, vilket är spårbart i nämndens protokoll. Till uppföljningarna lämnas analyser, diagram och tabeller över ekonomin i de olika verksamhetsområdena. Det har i granskningen inte heller framkommit synpunkter kring förbättringspotential avseende underlagen.

2.4. Vidtagna åtgärder

7. Vidtar socialnämnden åtgärder för att åstadkomma en ekonomi i balans? Vilka analyser föregår beslutade åtgärder? Vilka analyser görs av effekterna av vidtagna åtgärder?8. Vidtar kommunstyrelsen åtgärder utifrån sin uppsiktsplikt vid befarat ekonomiskt underskott?

2.4.1. Iakttagelser

Socialnämnden

I granskningen har vi efterfrågat åtgärdsplaner. Det finns enligt uppgifter inte någon upprättad lista över vilka åtgärder som socialnämnden respektive socialförvaltningen vidtagit eller någon åtgärdsplan. Som nämnts under avsnitt 2.1.1 ovan ansvarar nämnderna för att verksamheten, inom de tilldelade ekonomiska ramarna, bedrivs enligt de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har fastställt. Då ett budgetöverskridande befaras ansvarar förvaltningschefen för att omgående ta initiativ till åtgärder för att förhindra överskridandet.

De intervjuade uppger att det förts en dialog med socialnämndens arbetsutskott och presidiet om förslag till åtgärder och vissa åtgärder har förvaltningen gjort på egen hand som att till exempel dra ner på administrationen och antalet chefer i syfte att kunna utföra basverksamheten. Så mindre verksamhetsmässiga åtgärder har genomförts inom förvaltningen. Vi kan dock inte spåra några större strukturella åtgärder. De intervjuade anger att vid budgetberedning pratas det inte om åtgärder utan om effektiviseringar. Effektiviseringar som ger möjlighet att spara in pengar eller fördela dem till annan verksamhet. Intervjupersonerna uppger även att de insatser som gjorts inte står i proportion till underskotten. I granskningen har det bland annat framkommit följande:

Socialnämnden fattade beslut (SN 2019-06-17 § 108 Översyn och förslag till revidering av taxor och avgifter för socialnämnden år 2020) under hösten 2019 om nya taxor och hur de ska revideras varje år. Av protokollet framgår att socialförvaltningens ledningsgrupp har gjort en översyn av socialnämndens taxor och avgifter och tagit fram ett förslag till revidering av dessa. Socialnämnden beslutar att anta Översyn och förslag till revidering av taxor och avgifter för socialnämnden år 2020 som sitt eget och översända till kommunstyrelsen. Av beslutsunderlaget framgår att socialförvaltningen inte tidigare kontinuerligt har gjort en översyn av taxor och avgifter. För nämnden beräknas de föreslagna avgiftsförändringarna totalt öka intäkterna med ca 700 tkr på årsbasis.

Kommunfullmäktige beslutade i april år 2016 (KF 2016-04-25 § 77 Heltid som norm) att de avsåg att införa heltid som norm gällande alla anställningar inom hela kommunorganisationen successivt från och med 2017-01-01. Personalchefen fick i uppdrag att i samråd med kommunchefen upprätta en personalpolitisk policy innefattande heltid som norm, samt en strategi för införandet samt uppföljning av denna. Det framgår även att kommunfullmäktige beslutade att slutligt beslut fattas i december år 2016. Av kommunfullmäktiges protokoll från december år 2016 (KF 2016-12-19 § 220 Heltid som norm) framgår att personalchefen och kommunchefen lämnat in en strategi för införandet av heltid som norm där det uppger frågor och utmaningar som behöver lösas/tydliggöras. Eventuell finansiering för år 2018 hänskjuts till 2017 års budgetberedning. Det framgår inte tydligt i kommunfullmäktiges protokoll att beslut fattades om att införa heltid som norm.

Av ovan nämnda strategi framgår exempel på frågor som behöver lösas/tydliggöras inför eller inom projektet. bland annat anges:

  • Om överkapaciteten inte hanteras kommer detta att innebära ökade personalkostnader inom kommunen.
  • Hur löser vi detta utan att öka antalet delade turer?
  • Risk- och konsekvensanalyser behöver göras på samtliga nivåer.
  • Budgetpåverkan – vad (om något) får detta kosta?

I socialnämndens protokoll från mars år 2017 (SN 2017-03-17 § 49) finns en paragraf avseende Rapport om heltid som norm samt borttagande av delade turer inom hemtjänsten. Av protokollet framgår att vård- och omsorgschefen redogör för heltid som norm inom vård och omsorg och att vid nyanställningar gäller heltid som norm. Vård- och omsorgschefen redogör för det pågående arbetet med borttagande av delade turer inom hemtjänsten. En arbetsgrupp är tillsatt och arbetar med att schemalägga hemtjänst norra utan delade turer. Kostnaden för detta kommer att redovisas till nämnden. Socialnämnden beslutar att rapporterna noteras och läggs till handlingarna.

Enligt uppgifter från förvaltningsledningen har socialnämnden inte genomfört någon konsekvensanalys kopplat till beslutet och införandet av Heltid som norm. Beslutet innebar att anställda valde att öka sin anställningsgrad till heltid. Detta innebär att verksamheten i stor utsträckning behöver anpassa bemanningsschema för personalen. I granskningen har vi varken erhållit konsekvensanalyser kring beslutet eller att nämnden vidtagit tillräckligt med åtgärder för en effektiv bemanning. Kostnadsnivån har sedan införandet ökat.

Vi noterar även att när kommunfullmäktige beslutade (KF 2019-11-18 § 126) om Socialnämndens budget år 2020 och plan för 2021 och 2022 så fattades beslut att socialnämndens ram minskas med 8 mnkr för avveckling av korttidsboendet Utsikten. De intervjuade uppger att avveckling har skett och därmed har denna åtgärd vidtagits.

Med anledning av Covid-19 pandemin har sjuklönerna ökat, men även andra merkostnader kopplat till pandemin, vilket innebär ökade kostnader för socialnämnden. Enligt intervjusvar har hänsyn tagits till att förvaltningen fått ersättning för alla merkostnader vad gäller pandemin. Kostnaderna har ökat, intäkterna har i sin tur ökat i samma omfattning i delårsbokslutet. Därmed är inte ökade merkostnader p.g.a. Covid-19 relaterade till socialnämndens underskott.

Kommunstyrelsen

Företrädare för kommunstyrelsen uppger att de har som tydlig uppgift att uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt fullgörs bland annat genom att begära in uppföljningar och prognoser från kommunens olika nämnder och styrelser. I uppsiktsplikten ingår också att säkerställa att kommunen har en väl fungerande intern kontroll. De uppger även att kommunstyrelsen vidtar när så krävs särskilda åtgärder.

Utifrån protokollgranskning under år 2020 kan vi inte finna någon stående punkt på kommunstyrelsens sammanträde avseende socialnämndens ekonomiska situation trots att nämnden gått med underskott de senaste åren. Däremot berörs socialnämndens ekonomi under ett antal sammanträden, för vilka det redogörs nedan.

Kommunstyrelsen skulle behandlat kommunens årsredovisning för år 2019 på sammanträdet 2020-04-14 § 78, men kommunstyrelsen beslutade att återremittera ärendet. Socialnämndens resultat för år 2019 uppgick till -15,3 mnkr inkl. tilläggsanslag med 4 mnkr. På sammanträdet i maj informeras även kommunstyrelsen om kommunövergripande budgetuppföljning per den sista mars 2020 där det framgår att socialnämnden prognosticerar ett underskott på -20 mnkr. Kommunstyrelsen beslutar att rapporterna godkänns och läggs till handlingarna.

Enligt intervjusvar har varken socialnämnden eller socialchefen varit kallade till kommunstyrelsen eller kommunstyrelsens arbetsutskott under år 2019 eller år 2020 för att förklara den ekonomiska situationen. Det var först under våren 2020 som socialnämndens ordförande och socialchef kallades till ett möte med kommunchefen och kommunstyrelsens ordförande.

På kommunstyrelsens sammanträde 2020-06-02 § 148 får styrelsen information om socialnämndens budgetuppföljning per 31 mars 2020 där kommunstyrelsen godkänner rapporten och lägger den till handlingarna. Under § 190 Uppdrag till socialnämnden anges att kommunchef och kommunstyrelsens ordförande har inkommit med en gemensam skrivelse gällande socialnämndens budget. Det anges även att socialnämndens helårsprognos upprättad per sista mars visar på ett underskott på 20 mnkr för år 2020. Vidare anges att mot bakgrund av socialnämndens prognosticerade underskott har kommunstyrelsens ordförande och kommunchef inlett en dialog med socialnämndens ordförande och socialchef. Kommunstyrelsens ordförande och kommunchef har därefter formulerat ett antal frågor till socialnämnden. Syftet är bland annat att få en tydligare bild av underskottets bakgrund och orsaker. Analyserna ska i första hand fokusera på utvecklingen i Fagersta över tid. Kommunstyrelsen beslutar att socialnämnden får i uppdrag att inför kommunstyrelsens arbetsutskott den 13 augusti återkomma med svar på skrivelsens frågeställningar.

Av protokollet från kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde 2020-08-13 framgår av § 123 Aktuellt läge socialförvaltningen att kommunchefen rapporterar om aktuellt läge inom socialförvaltningen. Nuvarande socialchef har sagt upp sig och en tillförordnad kommer att utses. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att rapporten godkänns. Av § 231 Svar på frågor gällande socialnämndens budget framgår att socialnämnden vid sitt sammanträde 2020-08-12 § 80 har antagit ett av socialförvaltningen upprättat förslag till svar och överlämnat detta till kommunstyrelsens arbetsutskott. Arbetsutskottet beslutar att det har tagit del av informationen.

På kommunstyrelsens sammanträde i september får styrelsen information om dels kommunövergripande budgetuppföljning per den sista maj 2020 samt budgetuppföljning för socialnämnden per den sista maj 2020. Socialnämnden prognosticerade fortfarande per den sista maj en helårsprognos på ett underskott med -20 mnkr. Kommunstyrelsen beslutar att godkänna rapporterna och lägga dem till handlingarna. Någon information om socialnämndens svar på ovanstående skrivelse lämnas inte enligt protokollet.

På kommunstyrelsens sammanträde 2020-10-06 § 229 behandlade kommunstyrelsen kommunens delårsbokslut för år 2020. Av protokollet framgår att periodens resultat visar ett överskott på 19,3 mnkr samt att det för året prognosticeras ett underskott på 9,9 mnkr. Socialnämndens prognosticerade underskott nämns inte protokollet. Kommunstyrelsen beslutar att godkänna delårsrapport med resultatprognos år 2020 för Fagersta kommun.

Kommunstyrelsen har på sammanträdet 2020-10-21 § 250 beslutat att lämna förslag till budget för socialnämnden innehållande bland annat en utökning av ramen med 6,3 mnkr för en generell förstärkning av äldreomsorgen. Budgetförslaget innebär att socialnämnden tilldelas en driftbudgetram på 346,2 mnkr år 2021, 350,8 mnkr år 2022 och 352 mnkr år 2023.

Tillkommande statsbidrag kommer år 2021 att placeras i den centrala medelsreserven och kan fördelas efter beslut i kommunstyrelsen.

Vid sammanträdet 2020-10-21 § 253 behandlades även ändrad organisation inom Fagersta kommun under år 2021, där verksamheterna arbetsmarknad och integration, som idag inhyses under socialnämnden, är tänkta att placeras tillsammans med vuxenutbildning och SFI under kommunstyrelsen. Detta kommer i så fall renodla socialnämndens verksamhetsområde till individ- och familjeomsorg samt äldreomsorg.

Företrädare för kommunstyrelsen uppger att de senaste årens underskott inom socialnämndens verksamhetsområde har en stark koppling till ökade och svårförutsägbara kostnader för försörjningsstöd och placeringar, likväl som ökande kostnader inom äldreomsorgen. Kommunstyrelsen har i detta sett till helheten och vägt in att det funnits andra delar i kommunkoncernen som redovisat positiva resultat och att kommunens samlade överskott fram till och med år 2019 varit över resultatmålet på två procent för kommunen. De uppger även att det finns god kunskap om vad underskotten berott på och givet att kommunens balanskravsresultat varit positivt, har det varit ett aktivt val och ett synnerligt skäl att inte ställa krav på att återställa socialnämndens underskott för att undvika att verksamheter ställs mot varandra i den kommunala förvaltningen. Vidare uppges att inför budgetåret 2020 inrättades en central medelsreserv under kommunstyrelsen, som ska ge kommunen möjlighet att balansera svårbudgeterade poster, inkluderat försörjningsstöd och placeringar och samtidigt undvika att verksamheter ställs mot varandra i den kommunala förvaltningen.

Vidare anger företrädare för kommunstyrelsen att socialnämnden även under år 2020 har redovisat fortsatt underskott. Kommunstyrelsen uppdrog (KS §190 2020-06-02) till socialnämnden att närmare analysera underskottets bakgrund och orsaker. Analyserna ska i första hand fokusera på utvecklingen över tid. Av vår protokollsgranskning för år 2020 kan vi inte se att kommunstyrelsen behandlad socialnämndens svar formellt som någon egen punkt på något sammanträde.

2.4.2. Bedömning

Vi bedömer revisionsfråga 7. Vidtar socialnämnden åtgärder för att åstadkomma en ekonomi i balans? Vilka analyser föregår beslutade åtgärder? Vilka analyser görs av effekterna av vidtagna åtgärder? som ej uppfylld.

Vi bedömer revisionsfråga 8. Vidtar kommunstyrelsen åtgärder utifrån sin uppsiktsplikt vid befarat ekonomiskt underskott? som ej uppfylld.

Vi ser det som en brist att socialnämnden inte vidtagit åtgärder för att åstadkomma en ekonomi i balans. Detta då någon åtgärdsplan eller åtgärder inte beslutats av nämnden. När ekonomin har presenterats har nämnden beslutat att godkänna informationen och lägga denna till handlingarna. De åtgärder som nämns vid intervjuerna bedömer vi som verksamhetsmässiga effektiviseringar som tillhör verksamhetsutveckling. Då några strategiska åtgärder inte upprättats eller vidtagits går det inte att bedöma vilka analyser som föregått beslutade åtgärder eller vilka analyser som görs av effekterna av vidtagna åtgärder.

Nämnden redovisade för år 2019 ett underskott på -15,3 mnkr inkl. tilläggsanslag med 4 mnkr och prognostiserar vid granskningstillfället ett underskott på 17,8 mnkr (Enligt prognos i delårsrapporten per 2020-08-31). Vi bedömer att socialnämnden inte förhåller sig till kommunfullmäktiges beslutade ekonomistyrningsprinciper.

Då verksamheten gällande placeringar uppvisar ett betydande prognostiserat budgetavvikelse på ca 16 mnkr gentemot kommunfullmäktiges budget rekommenderar vi att socialnämnden och kommunstyrelsen utreder budgetförutsättningar för dessa kostnader.

Det är även en brist att socialnämnden inte genomfört några konsekvensanalyser kopplat till införandet av Heltid som norm. Detta med tanke på dess påverkan på nämndens verksamhet samt att det i strategin som personalchef och kommunchef tog fram inför införandet framgår att analyser ska göras och att om överkapaciteten inte hanteras kommer detta att innebära ökade personalkostnader inom kommunen, vilket har skett.

Vidare bedömer vi att kommunstyrelsen inte har fattat tillräckliga beslut utifrån tillgänglig information om socialnämndens ekonomi och vidtagit tillräckliga åtgärder. Kommunstyrelsen har ett ansvar inom ramen för sin uppsiktsplikt att kommunicera och göra framställningar till kommunfullmäktige när så krävs. Kommunstyrelsen kan bland annat bereda ärenden till kommunfullmäktige så att beslut om finansiering kan fattas eller i exempelvis att socialnämndens underskott inte ska återställas p.g.a. budgetavvikelser som är kopplade till externa placeringar och försörjningsstöd.

Den informationsinhämtning som skett under år 2020 borde enligt vår mening gjorts i ett tidigare skede. Dessutom har inte socialnämndens svar behandlats som en särskild punkt på kommunstyrelsens sammanträde utan enbart behandlats av kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunstyrelsen bör säkerställa att hela kommunstyrelsen får samma information då hela styrelsen ska ha uppsikt.

Vi bedömer därmed att kommunstyrelsen inte helt fullgjort sin uppsiktsplikt gentemot socialnämnden avseende dess underskott.

3. Revisionell bedömning

Syftet med granskningen har varit att bedöma om socialnämnden har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning, uppföljning och kostnadskontroll och om nämnden vidtagit erforderliga åtgärder för att nå en budget i balans. Granskningen har även syftat till att bedöma om den interna kontrollen inom granskningsområdena är tillräcklig.

Efter genomförd granskning och genomgång av granskningens samtliga revisionsfrågor gör vi följande bedömning:

Vi bedömer att socialnämnden inte helt har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning, uppföljning och kostnadskontroll. Vi bedömer även att socialnämnden inte har vidtagit erforderliga åtgärder för att nå en budget i balans.

Vi bedömer att den interna kontrollen inom granskningsområdena inte är tillräcklig.

Bedömning per revisionsfråga redovisas nedan samt mer utförligt i rapporten.

3.1. Bedömningar mot revisionsfråga

Bedömningar mot revisionsfråga

Revisionsfråga

Kommentar


Revisionsfråga 1

Finns det tydliga regler och riktlinjer för socialnämndens mål- och budgetprocess?

Delvis uppfyllt


Revisionsfråga 2

Finns det regler och riktlinjer för socialnämndens ekonomistyrning?

Delvis uppfyllt


Revisionsfråga 3

Är fördelningen av ansvar och befogenheter i socialnämndens verksamhet tydlig?

Delvis uppfyllt


Revisionsfråga 4

Finns ändamålsenliga fördelningsprinciper?

Delvis uppfyllt


Revisionsfråga 5

Har socialnämnden en god prognossäkerhet?

Uppfyllt


Revisionsfråga 6

Säkerställer socialnämnden en löpande kunskap om ekonomiskt läge?

Uppfyllt


Revisionsfråga 7

Vidtar socialnämnden åtgärder för att åstadkomma en ekonomi i balans? Vilka analyser föregår beslutade åtgärder? Vilka analyser görs av effekterna av vidtagna åtgärder?

Ej uppfyllt


Revisionsfråga 8

Vidtar kommunstyrelsen åtgärder utifrån sin uppsiktsplikt vid befarat ekonomiskt underskott?

Ej uppfyllt


3.2. Rekommendationer

Vi rekommenderar socialnämnden och kommunstyrelsen att vidta följande åtgärder:

  • Socialnämnden behöver vidta strategiska åtgärder för att uppnå kommunfullmäktiges ekonomisk mål och därigenom en ekonomi i balans. Socialnämnden bör tillse att det upprättas tydliga handlingsplaner med dokumenterade konsekvensbeskrivningar och fattar beslut om strategiska åtgärder för att få nämndens ekonomi i balans, samt tillse att återrapportering sker till nämnden med löpande intervall. Socialnämnden måste tillse att beslutade besparingsförslag får effekt i verksamheten och följa upp åtgärdsplanerna. I de fall besparingsåtgärder inte är möjliga bör medel äskas hos kommunfullmäktige.
  • Socialnämnden bör bjuda in verksamheten för att säkerställa att verksamheten aktivt arbetar med att realisera beslutade åtgärder.
  • Socialnämnden bör upprätta sin delegationsordning i ett dokument för att ha den på ett samlat och enhetlig sätt samt revidera det årligen för den säkerställa att alla delar i den aktuella och ändamålsenliga. Socialnämnden bör fatta beslut om fördelningsprinciper avseende nämndens budget. Nämnden bör även besluta om budget per enhet och inte bara per verksamhetsområde.
  • Socialnämnden bör upprätta ekonomistyrningsprinciper utifrån fullmäktiges principer anpassade för socialnämndens verksamhet.
  • Kommunstyrelsen bör införa månadsvisa ekonomiska uppföljningar för samtliga nämnder som prognosticerar underskott. Vid avvikelser bör kommunikation ske med berörd nämnd och krav på åtgärder ställas. Alla information och gjorda ställningstaganden bör dokumenteras, så det finns en spårbarhet i styrelsens agerande.
  • Kommunstyrelsen bör även säkerställa att hela kommunstyrelsen får samma information då hela styrelsen ska ha uppsikt.
  • Kommunstyrelsens uppsiktsplikt bör tydliggöras kring vad som inryms under denna samt på vilket sätt uppsiktsplikten ska bedrivas.
  • Kommunstyrelsen bör regelbundet bjuda in representanter från socialnämnden för att säkerställa att åtgärdsarbetet sker enligt plan.
  • Kommunstyrelsen bör utreda om socialnämndens budget för framförallt gällande placeringar, men även försörjningsstöd är tillräcklig. Detta med tanke på tidigare underskott och prognosticerade underskott.

2020-11-26

Rebecka Hansson
Uppdragsledare

Carl-Magnus Stenehav
Projektledare

Denna rapport har upprättats av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (org nr 556029-6740) (PwC) på uppdrag av Fagersta kommun enligt de villkor och under de förutsättningar som framgår av projektplan från den 2020-05-26. PwC ansvarar inte utan särskilt åtagande, gentemot annan som tar del av och förlitar sig på hela eller delar av denna rapport.

Sidansvarig: Lena Bylund

Senast ändrad:

Var informationen till din hjälp?


Vill du ha återkoppling?




Test